Certificato di incumbency

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Il certificato di incombenza è un tipo di documento molto simile alla procura, sebbene conferisca poteri e diritti diversi. La procura fornisce infatti un certo potere a un funzionario dell’entità per rappresentare la società in un paese straniero.

Questo certificato è invece firmato da un funzionario della società o da un segretario, diverso dall’incombente, e dimostra che un funzionario autorizzato della società ha l’autorità e la capacità di firmare ed emettere documenti per conto dell’impresa nella situazione in questione.

Il certificato di incombenza può confermare i nomi degli azionisti e degli amministratori e fornire il modello delle loro firme, ove richiesto. Inoltre, tale certificato elenca gli specifici diritti e privilegi che possono essere applicati. Tanto per fare un esempio, se la società ha bisogno di aprire un ufficio di rappresentanza in Uzbekistan, il certificato di carica elencherà tutti i documenti che l’ufficiale può firmare ed emettere. Al funzionario potrebbe essere conferita la procura per registrare un ufficio di rappresentanza, ma non gli sarà dato il potere di effettuare prelievi illimitati per un conto bancario aziendale, dato che non ha alcuna relazione con l’incarico.

E’ proprio questo il motivo che rende così importante questo documento. Le autorità estere cercheranno di ricevere un Certificato di carica poiché di solito viene considerato come requisito quando si svolge qualsiasi tipo di attività all’estero: questo documento è particolarmente utile, in quanto delinea in maniera molto specifica le varie responsabilità per i funzionari che condurranno attività all’estero.

Inoltre, il Certificato di incombenza dimostra che il soggetto che ha sottoscritto le pratiche per conto della società è legittimato a farlo e può avallare operazioni di natura legale. Si tratta di un passaggio fondamentale per le agenzie estere, dato che lo scopo principale del documento è proprio quello di confermare l’identità di alcuni firmatari di una società.

Per le autorità estere il Certificato di carica rappresenta quindi un documento fondamentale per accertare la veridicità e la validità dei documenti societari che sono stati presentati dal Rappresentante della società. Questo certificato dimostra che la volontà della società non è quella di dipendere dall’interesse di un determinato dipendente, intenzionato ad operare senza il permesso del Consiglio di amministrazione per perseguire i propri obiettivi.

Il documento è pertanto decisivo, perché determina le autorità dei funzionari e proviene dai processi documentali interni della società.

Altri nomi utilizzati di solito

Come avviene con altri documenti che ricoprono una certa importanza, anche il certificato di incombenza ha diversi altri nomi. Per i principianti è anche conosciuto come un certificato di carica; altri nomi che vengono spesso utilizzati sono certificato di ufficiali, certificato di funzionario (oppure Registro di direttori, ndr) e certificato di segretario.

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